Caso de éxito · Agencia de marketing y software
Un funnel B2C que vende solo, enseñado por dentro.
Un cliente real, sin nombres: la auditoría, la estrategia, el mapa del funnel, las herramientas y cada pantalla del sistema, hasta el agente de IA que cierra ventas de madrugada. Contado en detalle.
El pico de demanda del cliente final llegaba de madrugada, y todo el sector contestaba al día siguiente. Sobre ese hueco se montó el sistema entero.
El caso en un minuto
De un móvil que no paraba a un sistema que vende solo.
El problema. Una especialista en sueño infantil con seis años de marca y decenas de miles de seguidoras. Cada consulta, cada venta y cada reserva dependían de una persona delante de un móvil, y la demanda llegaba de madrugada.
Lo que se construyó.
- Web nueva
- CRM propio
- Analítica de punta a punta
- Agente de IA que cualifica, agenda y cobra por WhatsApp e Instagram
El problema
Marca fuerte, audiencia grande. Y todo en un solo móvil.
El cliente: una especialista en sueño infantil con seis años de marca, decenas de miles de seguidoras y productos que funcionan. El problema era estructural: cada consulta, cada venta y cada reserva dependían de una persona delante de un móvil. La demanda llegaba de madrugada, las respuestas por la tarde, y por el camino se perdían ventas que nadie llegaba a ver.
El encargo fue el negocio entero: estrategia, contenido, anuncios, web, ventas y atención. Lo que sigue es el orden exacto en el que se pensó y se construyó.
- Sector
- Sueño infantil. Planes personalizados, cursos y asesorías.
- Modelo
- B2C, ticket de 39 a 400 €, venta conversacional por WhatsApp e Instagram.
- Encargo
- Dirección de marketing completa y construcción de todo el sistema.
Fase 1 · Primero, los datos
Antes de decidir nada, leerlo todo.
Se descarga el histórico completo
908 publicaciones y 4.171 comentarios de seis años, clasificados uno a uno: formato, gancho, tema, horario y qué preguntaba la audiencia debajo de cada pieza. Se leyó el histórico entero, pieza a pieza.
El ICP lo dibujan los datos de la audiencia
El 29 % de los comentarios eran clientas describiendo su caso, y la edad concentraba la demanda en un pico clarísimo: bebés de 4 a 6 meses, la primera gran regresión del sueño. Contenido, anuncios y landings se segmentaron sobre ese pico.
Dos palancas medibles antes de crear nada
El gancho de curiosidad multiplicaba por casi cinco al resto y estaba infrautilizado. Y la cadencia había caído de 16 publicaciones al mes a 2, arrastrando el alcance. Eso se arregla con un sistema de producción.
La web, los precios y la conversión, auditados
El análisis llegó también a la web: lenta, con demasiados pasos hasta comprar, precio sin anclaje y copy genérico. Cada fila de esta auditoría se convirtió después en una pieza construida.
La competencia, también medida
Con scraping serio de sus perfiles y webs: la cuenta más grande del nicho tenía casi el doble de seguidores y una décima parte del alcance por pieza. Y en todo el sector, el mismo agujero operativo: la consulta llega de madrugada y la respuesta llega al día siguiente. Ahí había hueco.
Recreación fiel de las pantallas reales, con datos ilustrativos
Fase 2 · La decisión de arquitectura
Cada post, su palabra. Cada palabra, su contenido.
El «comenta X y te lo mando» del mercado se alquila, cobra por volumen de contactos y encorseta. Aquí se decidió al revés: motor propio y un menú de palabras que es del cliente. ¿Un reel de ventanas de 0 a 2 meses despega? Su palabra entrega exactamente esa guía. Mira cómo se ordena:
Sin coste por contacto y sin límites de la herramienta. Palabras ilimitadas, cada una medible de punta a punta: qué post la disparó, qué entregó y en qué acabó.
Fase 3 · El mapa
El viaje completo del cliente, en una pizarra.
Este mapa se diseñó desde cero para este negocio. Cada caja de abajo es una pieza construida, y las siguientes fases lo enseñan una a una.
Fase 3 · El funnel, pieza a pieza
Míralo funcionar: del post al cobro.
El orgánico trabaja a la audiencia caliente
Reels y carruseles en serie, con plantillas de marca y los ganchos que el análisis validó. Van dirigidos a quien ya conoce al cliente, y cada pieza pide una sola acción: comentar su palabra. Ese comentario es el disparador de todo lo que viene.
El comentario arranca el loop del agente
El motor propio responde al comentario y manda un DM con el recurso prometido y una pregunta. Si la persona contesta, el Agente IA toma la conversación. Un comentario público acaba siendo una conversación cualificada, sin tocar nada.
El recurso llega al DM, con pregunta incluida
Sin esperas y sin humano delante. El catálogo de recursos vive en el CRM: la palabra se mantiene y el recurso rota. Y el mensaje nunca va solo: la pregunta que acompaña a la entrega es lo que abre la conversación con el agente.
La captación de pago: el creativo segmenta
Anuncios a tráfico frío y retargeting. Hoy en Meta la segmentación real la hace la creatividad: cada pieza habla a una etapa concreta y el algoritmo la lleva a quien tiene que verla. El trabajo se concentra en creativos y copys, y el reparto lo hace el algoritmo.
Cada anuncio decide su destino
El clic aterriza en la landing que continúa el mensaje del creativo. Y según el producto, el destino cambia: el ticket alto va a hablar con el Agente IA por WhatsApp, porque ese lead necesita entender el servicio antes de comprar. El barato compra directo.
El Agente IA recibe al lead con contexto
El agente sabe qué anuncio trajo a cada persona y a qué etapa corresponde. Saluda con ese contexto, entiende el caso, resuelve las dudas del servicio que frenan el ticket alto y solo entonces ofrece el producto que encaja. Ahí la venta llega como consecuencia natural de la conversación.
La compra no sale del chat
Donde la persona se convenció, ahí compra: el agente envía el precio con sus plazos, el pago de Stripe y la reserva de agenda en el mismo hilo. Sin mandar a nadie a una web a perderse en el camino.
Y cada venta abarata la siguiente
Todo contacto deja teléfono y resultado. Con esa lista se construyen el retargeting y las audiencias similares en Meta, y la señal de cada venta vuelve al píxel: las campañas aprenden a encontrar a quien compra.
Recreación fiel de las pantallas reales, con datos ilustrativos
Fase 4 · Construcción
Nada se subcontrató. Míralo por dentro.
Un CRM propio, con los datos en casa
WhatsApp e Instagram entran en una sola bandeja donde el agente responde y el equipo supervisa. Con el conocimiento del cliente ordenado para que la IA lo use sin inventar.
Cada conversación es un lead con etapa
Pipeline, contactos, catálogo de productos y recursos. Lo que antes vivía en la memoria del cliente ahora es un proceso que se ve, se mide y se puede corregir.
La agenda cobra antes de reservar
Huecos reales, pago en el momento y videollamada con invitación automática. Con reglas de negocio de verdad: antelación mínima y cambios gratis con margen.
El contenido del mes, listo para aprobar
Un portal propio donde el cliente tiene el mes entero producido: cada pieza con su caption, su palabra y su plantilla. Descarga o publica. La creación está semiautomatizada y el criterio sigue siendo del cliente.
Medición de punta a punta
Eventos desde el servidor, analítica de recorrido y un panel que enseña dónde se cae cada visita. Con informe semanal que empieza por ventas y cada cambio anotado. Lo que no se mide no se dirige.
Y el cliente manda sin estar encima
Cada mañana, el resumen de la noche: ventas, conversaciones y citas. Revisa, aprueba, corrige. Nada sale sin su ojo.
Recreación fiel de las pantallas reales, con datos ilustrativos
Fase 5 · El agente comercial, en producción
Fase 5 · El Agente IA, por dentro
La clave está en cómo responde. Y eso se diseña.
Conocimiento propio, tipo RAG
El agente responde desde una base de conocimiento con el método del cliente, montada como un RAG: recupera lo que aplica a cada caso y no inventa. Un negocio más simple puede vivir con sus FAQs; aquí hacía falta cualificar con criterio.
Conversación abierta y fluida
Existía la opción del típico bot de Instagram con menús. Se descartó a propósito: este cliente vende con conversación fluida, y la cualificación de dos preguntas necesita diálogo de verdad.
La ventana de 24 horas, exprimida
Cada mensaje del cliente final abre la ventana de WhatsApp. El agente responde al momento porque es justo cuando la persona está delante: la velocidad de respuesta forma parte del funnel.
Tono humano y timing de escritura
El tono está trabajado para sonar a persona, y los mensajes salen en cadencia, con sus pausas de escritura, como los escribiría alguien al otro lado. El detalle importa: nadie se sincera con una máquina que escupe párrafos.
Dos canales hoy, tres si hicieran falta
WhatsApp e Instagram con un solo cerebro y una sola memoria por contacto. Facebook Messenger es viable con la misma pieza; este cliente no lo necesita.
Escalado a humano con criterio
Cuando el freno es miedo o desconfianza, el agente pasa la conversación al cliente con el contexto entero. La IA hace volumen; la persona entra donde gana.
Fase 5 · La jugada que casi nadie hace
La landing que multiplica el cierre.
Los datos enseñaron dónde se dilataba la venta del ticket alto: la objeción repetida era «lo tengo que hablar con mi pareja». El agente convencía a quien conversaba, casi siempre la madre. Pero la decisión se tomaba en casa, con una pareja más reacia que no había visto nada de la conversación.
Así que el agente hace otra cosa: con todo lo que ya sabe del caso, genera una página para esa familia concreta, pensada para quien falta por convencer: el diagnóstico de su bebé, la solución propuesta, testimonios de casos parecidos y las formas de pago claras. La envía en el propio chat, lista para compartir.
Se crea en menos de un minuto, cien por cien automatizada, y ataca el problema de verdad: acortar el tiempo entre «me interesa» y la decisión. La conversación de pareja pasa de «una cosa que vi en Instagram» a un documento con su caso encima de la mesa.
Fase 5 · Optimización continua
La primera versión fallaba. Y los datos lo cantaron.
El sistema se lanzó pronto a producción, a propósito: con tráfico real los datos llegan en días y cada semana se afina algo. Así fue la primera corrección importante:
Se reescribió el cierre entero en cuestión de días: la venta por defecto pasó a ser por escrito, con las dos preguntas de cualificación que has visto arriba, y la llamada quedó reservada para cuando el freno es la desconfianza, que es donde una conversación humana gana siempre.
En la misma pasada bajamos el coste de IA del sistema un 87 %: afinamos los prompts del agente conversación a conversación y construimos una capa de caché propia para no pagar dos veces por pensar lo mismo. Ese nivel de detalle técnico también es dirección de marketing, aunque no salga en los másteres.
Esto es dirigir un sistema: medir contra ventas, admitir lo que no funciona y corregir en días. Un informe que empieza por ventas no deja esconderse a nadie. Tampoco a nosotros.
Las herramientas, sin secretos
El stack completo. Y por qué cada pieza.
Un director quiere saber con qué se construye. Esto es lo que sostiene el sistema, y el criterio detrás de cada elección.
Scraping serio del histórico propio y de la competencia. El informe maestro sale de aquí.
Aplicación propia registrada en Meta: conexión directa, sin proveedor intermedio al que puedan tumbar y tumbarte.
Kapso da la infraestructura de WhatsApp; Instagram va directo contra la API de Meta. El Agente IA habla por los dos con un solo cerebro.
El agente y la producción asistida de contenido. Prompts afinados por conversación y caché para no pagar dos veces por pensar lo mismo.
Web, CRM y datos en infraestructura moderna, desplegando varias veces al día sin cortes.
Pago en el chat, plazos sin intereses y cita con Meet automático contra huecos reales.
Los envíos transaccionales y de recuperación, con el dominio del cliente y buena entregabilidad.
Recorrido completo de cada visita y conversiones enviadas desde el servidor además del navegador.
Donde una herramienta alquilada cobraba por volumen o metía riesgo, se construyó pieza propia: el motor de palabras, el CRM, el calendario y la capa de IA. Las cuentas y los datos, a nombre del cliente.
Fase 6 · El resultado
El mismo negocio, dos fotos.
La consulta de madrugada esperaba al día siguiente. Muchas ya no volvían a escribir.
Atendida al momento con criterio y caso delante. La urgencia se captura cuando existe.
La venta solo salía si el cliente estaba delante del móvil.
El sistema cualifica con método, resuelve objeciones y cobra por escrito, a cualquier hora.
Cuadrar una asesoría eran días de mensajes cruzados.
Hueco real, pago y videollamada confirmada en un minuto, sin intervención de nadie.
Cuatro herramientas alquiladas, cada una con su cuota y sus datos fuera.
Sistema propio de una pieza. Los datos y las cuentas, a nombre del cliente.
El día del cliente se iba en contestar todo, a todas horas.
Revisa, aprueba y entra solo donde marca la diferencia. El criterio sigue siendo suyo.
El arranque
Lo que pasó al encenderlo.
Así pensaríamos tu negocio.
Este caso sigue en producción, atendiendo, vendiendo y agendando mientras lees esto. Tu versión será distinta: otro sector, otro funnel, otros números. El método es el mismo: datos, decisiones que se pueden medir y un sistema construido que ejecuta. Empieza por el diagnóstico: en 24 horas está listo, y en media hora te enseñamos, con números, por dónde empezaríamos en tu caso.
Este caso se cuenta sin nombres por respeto al cliente. En una llamada te lo enseñamos con el sistema abierto.